الفصل الثانى وقت المؤتمر

الفصل الثانى وقت المؤتمر

إذا كان قد تم إعداد المؤتمر إعداداً جيداً، وتم عمل عدة إجتماعات صلاة لأجل نجاح المؤتمر. فيجب أن يكون القائد هادئ الأعصاب وبشوش وواثق من عمل الله. ولذلك يجب حضور القائد والمساعدين وأسرة السكرتارية إلى المؤتمر قبل موعد إنعقاده بيوم. أى يحضروا إلى مكان المؤتمر فى اليوم السابق على المؤتمر للتأكد من أن كل الترتيبات وتوزيع المسئوليات وكل التكليفات قد تم تنفيذها. وفى الإدارة يجب أن يخطر كل مسئول قائد قطاعه عن إنهاء ما كلف به:

1 - التأكد من نظافة المكان ونظافة أماكن المبيت ونظافة المطبخ وأن كل شئ أصبح حسب ما تم الانفاق عليه.

2 - التأكد من الميكروفونات وسلامتها وصلاحيتها.

3 - وصول وسائل الإيضاح الأخرى (Video Projector أو أى وسائل أخرى).

4 - الإنتهاء من إعداد ملفات المؤتمر والتأكد من وصول استمارات الاشتراك فى المؤتمر.

5 - تكلف أحد الخدام بإحضار كل متكلم بوسيلة إنتقال خاصة من مكان سكنه إلى مكان المؤتمر. (أو حجر تذكرة قطار أو أتوبيس مع استقباله فى المحطة لتوصيله إلى مكان المؤتمر). مع وجود مسئولين عن المتكلمين وإخطار قائد المؤتمر بأن كل شئ يسير على خير ما يرام!! (ضرورة حضور المتكلم قبل الموعد بنصف ساعة).

6 - التأكد من أن أسرة المطبخ قد أعدت كل شئ وأحضرت كل شئ وإنتهت من كل الأمور الخاصة بالأكل والمرطبات والشاى والقهوة وأنه لا يوجد أى عائق أو مشكلة فى ذلك.

7 - وضع البادجات على صدور خدام المؤتمر استعداداً للخدمة. مع عمل إجتماع صلاة ليلة المؤتمر. مع إلتزام الكل بالهدوء والبشاشة وإلتزام كل أحد بالموقع المكلف به.

8 - إلتقاء القائد العام للمؤتمر كل يوم مع جميع المساعدين والخدام وأسرة السكرتارية وأسرة المطبخ لدراسة الموقف والتأكد من سير الأمور وحل بعض المشاكل. وممكن أن يلتقى القائد مع كل مجموعة على حدة حتى يتأكد من سلامة تدبير الأمور.

9 - ترحيب قائد المؤتمر بالمتكلمين وإستقبالهم وإستضافتهم قبل المحاضرة وإعطائهم بادج المتكلمين عليه اسم المؤتمر واسم المحاضر ووظيفته (الآباء الأساقفة معرفون طبعاً).

وفيما يخص المؤتمر نحن نتحدث عن:

1 - المواعيد. 2 - الأسئلة.

3 - مجموعات العمل.

4 - تقديم المتكلمين وتلخيص المحاضرات.

5 - الإعلانات. 6 - المعرض.

7 - العلامات الارشادية. 7 - أهمية التعارف.

9 - تسلية الأطفال. 10 - توقع المفاجآت.

11 - حفل السمر. 12 - ختام المؤتمر.

13 - إجتماع القائد مع المساعدين والخدام.

14 - كيف تقهر الملل من المؤتمر.

1 - المواعيد

بخصوص المواعيد يجب أن يراعى قائد المؤتمر ما يلى:

1 - البدء فى الموعد المحدد لكل محاضرة حتى لو كان عدد الحاضرين داخل قاعة المحاضرات إثنين أو ثلاثة. وهنا يتم مكافأتهم بكتاب أو شريط هدية نظير حضورهم فى الموعد المحدد للبدء. مع ضرورة الإعلان قبل بدء المحاضرة بعشر دقائق أنه سوف يتم بداية المحاضرة بعد عشرة دقائق.

2 - التنبيه على المتكلمين بالإلتزام بالمواعيد المحددة ولذلك يلزم ما يلى:

- تنبيه المحاضر قبل نهاية المحاضرة بعشرة دقائق أنه باقى على نهاية الوقت عشر دقائق (يتم التنبيه بتوصيل ورقة للمحاضر توضع أمامه).

- بعد إنتهاء الوقت بخمس دقائق يتم التنبيه على المحاضر (بورقة مكتوبة) أن الوقت قد إنتهى. برجاء مراعاة ذلك.

3 - تحديد وقت كاف لكل محاضرة ويشمل هذا الوقت المحاضرة ووقت آخر للأسئلة والحوار.

4 - الأسئلة التى لم يتم الإجابة عليها يخصص لها وقت فى آخر اليوم أو آخر المؤتمر ويمكن تدبير محاضرة عنوانها "مناقشة مفتوحة".

5 - أى تغيير فى المواعيد أو فى المحاضرات يتم الإعلان عنه من قائد المؤتمر فى صالة المحاضرات. علاوة على وضع ورقة بهذا التغيير فى لوحة الإعلانات.

6 - مراعاة عدم الإرهاق الذهنى فى التركيز فى سماع المحاضرات. لذلك يجب عمل فاصل بين كل محاضرتين يتم خلاله تقديم المرطبات والشاى والقهوة وبعض البسكوتات. مع مراعاة أن يكون هذا الوقت كاف لذلك (نصف ساعة مثلاً) وبعد مرور 25 دقيقة يتم الإعلام عن بدء المحاضرة التالية بعد خمس دقائق. ولذلك يلزم أن يكون مكان الشاى والقهوة قريب جداً من مكان المحاضرات. (ويجب ألا تزيد مدة الفقرة عن ثلاث ساعات ويتخللها إستراحة لمدة نصف ساعة) وكل يوم فقرتين فقط خلاف القداس اليومى (لو أتيحت الظروف).

2 - الأسئلة

هناك عدة طرق لطرح الأسئلة على المحاضر للإجابة عليها:

- ممكن أن يطرح السؤال خلال المحاضرة شفاهة.

- ممكن أن يخصص وقت للأسئلة فى نهاية المحاضرة على أن تكون الأسئلة شفوياً (وهنا يلزم وجود ميكروفونات متحركة فى الصالة لكى تفرى بالغرض حتى يسمع جميع الحاضرين الأسئلة المطروحة).

- ممكن أن تكون الأسئلة مكتوبة وفى ن هاية المحاضرة ويفضل تخصيص وقت للأسئلة فى نهاية المحاضرة بعضها شفوى والآخر مكتوب. أو كله يكون مكتوباً. ولكن يجب أن تكون الأسئلة فى إطار المحاضرة ولا تخرج عن موضوع المحاضرة حتى يمكن التركيز وعدم التداخل.

3 - مجموعات العمل (ورش العمل)

مجموعات العمل تحقق فائدة كبرة فى المؤتمرات. حيث يتحول الحاضرين إلى مشتركين وإيجابيين. ويتم أيضاً خلال مجموعات العمل تحويل المحاضرة النظرية إلى ممارسة عملية. وخلال مجموعات العمل يتم مناقشة الأمور التى كانت موضوع المحاضرة. ولذلك يلزم ما يلى حتى يكون لمجموعات العمل هدف إيجابى وثمر فى المؤتمر:

1 - تحديد النقاط التى سوف تبحثها كل مجموعة عمل. ويفضل أن تكون هذه النقاط من تفاصيل المحاضرة وداخلة فى موضوع المؤتمر.

2 - هناك طريقتين لتوزيع أعضاء المؤتمر على مجموعات العمل: أحدها هى أن تقوم السكرتارية بتوزيع الحاضرين على المجموعات (مع مراعاة أن تكون كل مجموعة شاملة للإيبارشيات المتعددة. بأن توزع كل إيبارشية أفرادها على مجموعات العمل المتعددة) اما الطريقة الثانية فهى أن يترك للأفراد حرية إختيار المجموعة التى يرغب الإنضمام إليها. والطريقة التى إختبرنا فاعليتها هى أن تقوم السكرتارية بالتوزيع مع إعطاء الحرية للأفراد بالتغيير من مجموعة لأخرى.

3 - يجب تحديد فترة الحوار فى مجموعات العمل ولا يتعدى الوقت ومن مسئولية قائد المؤتمر المرور على مجموعات العمل ليعلن موعد الإنتهاء (مع المرونة على حدود عشر دقائق).

4 - يكون لكل مجموعة عمل مقرر، يعلن عن أسمه ويكتب فى ورقة الأسماء. ويلتقى قائد المؤتمر مع المقررين قبل وقت المناقشة لكى يحدد كيفية إدارة مجموعات العمل.

5 - يجب على المقرر أن يتيح الفرصة لكل مجموعة أن يتحدث كل فرد. وهنا يفضل طرح بعض الأسئلة ويتم الإجابة عليها من كل فرد من المجموعة.

6 - يكون لكل مجموعة سكرتير يسجل كل ما يدور فى داخل المجموعة ولكن المهم أن يكون الحوار مُركز وبدون تسويف الوقت.

7 - تقوم كل مجموعة بعمل توصيات. وهذه التوصيات يجب أن تكون عملية ومتاح تنفيذها. وفى نهاية الوقت المخصص لمجموعات العمل يتم قراءة التوصيات لكل المجموعات. وتودع نسخة من التوصيات فى السكرتارية لمتابعة تنفيذ التوصيات ونسخة أخرى لدى قائد المؤتمر لتقييم هذه التوصيات ومتابعة تنفيذها بعد نهاية المؤتمر.

8 - يعلن عن أماكن كل مجموعة مع وضع كشف الاسماء تحت اسم المجموعة وموضوع الحوار. مع وضع صورة من هذا الكشف أيضاً فى لوحة الإعلانات أو على منضدة السكرتارية. (أسماء المجموعات ممكن أن تحمل أسماء قديسين أو أسماء فضائل مثل الإيمان والرجاء والمحبة والشركة والتواضع).

4 - تقديم المتكلمين وتلخيص المحاضرات

من بين مسئوليات قائد المؤتمر تقديم المتكلمين وتلخيص المحاضرة. ويشترط فى التقديم ما يلى:

1 - ألا تزيد المقدمة عن ثلاث دقائق حتى لا يمل السامع وخلال هذه المقدمة تكون كلمة مفيدة عن المتكلم ووظيفته وخدمته ومؤهلاته وخبراته وكلمة مفيدة عن موضوع المحاضرة وكل هذا يكون مختصر ومركز جداً.

2 - عدم الأطراء والمديح الزائد عن الحدود العادية.

3 - شكر المحاضر على تعبه وحضوره.

وفى نهاية المحاضرة أيضاً يتم تلخيص النقط الأساسية التى ألقيت مع طرح موضوعات أخرى للحوار – ترتبط بالمحاضرة - خلال مجموعات العمل. وهنا تظهر لباقة القائد فى التقديم والتلخيص وجذب الحاضرين لأهمية المحاضرة.

5 - الإعلانات

يقوم بها قائد المؤتمر أو خادم من السكرتارية بخصوص تجهيز الشرائط أو المحاضرات أوأى تغيير أو أى تنبيه (أو فقدان أى شئ أو العثور على أى شئ مفقود). ويفضل أن الذى يقوم بالإعلانات هو قائد المؤتمر، وبين المحاضرات، وبدون أن تطغى على الوقت المحدد للبرنامج. وهنا يفضل عمل لوحة إعلانات توضع فى مدخل صالة المحاضرات أو فى مدخل صالة الطعام. وأى إعلان أو رسالة يتم عرضها فى لوحة الإعلانات علاوة على إذاعتها فى قاعد المحاضرات.

6 - المعرض

يفضل عمل معرض للمؤتمر حيث يتم عرض جميع الكتب وشرائط الكاسيت والفيديو الخاصة بالموضوعات التى تخص هذا المؤتمر وتكون لها علاقة بالموضوعات. ويجب أن يكون قد تم الإتصال بجميع المتكلمين والمحاضرين حتى يمكن أن يشتركوا فى هذا المعرض بإنتاجهم الفكرى والأدبى والروحى. وهنا يقوم أحد الخدام بالمسئولية عن المعرض ومسئولية إستلام المعروضات وإعادتها إلى أصحابها.

ويجب أن يكون متاحاً فى هذا المعرض بيع الإنتاج فى الحال بأن يكون هناك كميات من كل كتاب أو شريط.

وممكن أن يكون المعرض خاص بلوحات رسم أو ماكيت خاص بلوحات رسم أو ماكيت خاص بموضوع المحاضرات أو وسائل إيضاح تسهل التعرف على موضوعات المؤتمر.

ويجب الإعلان عن المعرض وأن يكون فى مكان قريب من الحاضرين.

7 - العلامات والإرشادات

فى الأول يكون هناك صعوبة فى التعرف على الأماكن ولذلك يجب أن تكون العلامات ظاهرة لترشد الحاضرين إلى الأماكن مثل:

← إلى أماكن النوم للرجال.

← إلى أماكن النوم للسيدات.

← وضع أرقام للحجرات وكتابة أسماء من بداخل الحجرة.

← إلى صالة المحاضرات.

← إلى صالة الطعام.

← إلى المعرض.

← إلى مجموعة العمل...... موضوع......

(يكتب اسم المجموعة وموضوع المجموعة).

← إلى دورات المياه.

← دورة مياه للرجال.

← دورة مياه للسيدات.

← إلى الكنيسة أو قاعة الصلاة.

إعلان هام

رجاء عدم استخدام التليفون المحمول وقت المحاضرات.

وهذه العلامات ضرورية جداً خصوصاً فى الفترة الأولى من المؤتمر.

8 - أهمية التعارف

يجب على جميع أعضاء المؤتمر التعارف خلال البادج فى وقت الطعام وفى أوقات الراحة. ولذلك يفضل فى توزيع الحجرات أن يكون هناك تنوع فى المجموعات حتى يتعارف الكل على بعضهم بعضاً. وفى التعارف تنمية روح الصداقة والمودة وتبادل الخبرات بين الكنائس (خصوصاً فى المؤتمرات العامة التى يشترك فيها أكثر من كنيسة أو أكثر من إيبارشية).

والتعارف أيضاً يقوى روح الجماعة وروح الشركة بين الأفراد والكنائس ويفتح المجال لتسويق الإنتاج من كل مكان إلى المكان الآخر. علاوة على تبادل الخبرات بين الكنائس والإيبارشيات.

9 - التسلية للأطفال

إذا كان مسموحاً للحاضرين باصطحاب أطفالهم الصغار. فيجب أن يتم تدبير مكان خاص بهم لشغل الوقت والتسلية (مراجيح – كورة – بعض الألعاب) ولكن بشرط أن يكون فى مكان بعيد عن المحاضرات وأن يكون هناك أكثر من مسئول للإشراف عليهم ورعايتهم.

10 - توقع المفاجآت

يجب على قائد المؤتمر أن يكو متوقعاً ما لم يتوقعه أو أن يكون فى فكره الحل المسبق من أجل نجاح المؤتمر. وهناك امثلة للمفاجآت:

1 - عدم حضور المتكلم (إعتذاره أو عدم إعتذاره).

2 - حضور المتكلم متأخراً عن موعده.

3 - إعتذار مجموعة كبيرة من المشتركين.

4 - حضور مجموعة أكبر من العدد وعدم توافر أماكن للنوم.

5 - عطل الميكروفونات.

6 - إعتذار المكان عن استقبال المؤتمر فى آخر وقت.

7 - عدم حضور بعض الخدام أو حضورهم متأخرين.

8 - أعطال فى المطبخ (الفرن – البوتاجاز) مما تسبب فى تأخير موعد الطعام.

وكل هذه المفاجآت يجب أن تكون متوقعة وداخلة فى تفكير القائد، ومع هدوءه وخبرته يستطيع أن يتعامل مع هذه المفاجآت بحلول سريعة ويجب ملاحظة ما يلى:

1 - كل مفاجأت ولها حَل ولكن يجب عدم الانفعال والتعصب والنرفزة وعلو الصوت وفقدان الهدوء لأن ذلك يؤثر على نجاح المؤتمر.

2 - ضرورة الإعتذار عن أى مفاجأة تحدث والإعلان عنها ومواجهتها والإعلان عن الحل. مع إشراك الحاضرين فى الحل أيضاً.

3 - بخصوص إعتذار المتكلم يمكن حل هذه المشكلة عن طريق تخصيص إثنين من الخدام يكونون إحتياطى للمتكلمين بموضوعات سابق تحضيرها. أو إستبدال هذه المحاضرة بالمناقشة المفتوحة المخصص لها وقت لاحق.

4 - أما تأخير المتكلم فيمكن تبديل المحاضرات (الثانية بدلاً من الأولى وهكذا) أو الإجابة على بعض الأسئلة التى لم يتم الإجابة عنها أو تغيير البرنامج (مع الإعلان عن ذلك) بتقديم مجموعات العمل بدلاً من المحاضرة التى يخصص لها وقت بعد مجموعات العمل.

5 - الاستعداد المسبق يجنبنا الكثير من المفاجآت. (وجود بطاريات كبيرة فى حالة إطفاء النور. ميكروفون بالبطارية فى حال عطل الميكروفون. وجود أكثر من أنبوبة بوتاجاز) وهكذا نستطيع أن نتجنب الكثير من المفاجآت بالاستعداد والتوقع ووضع البدائل وأن نكون فى حالة إستعداد دائم.

11 - حفل السمَر

بعض المؤتمرات المحلية أو الخاصة بأسرة من أسر الذين بالكنيسة يتم ختام المؤتمر بحفل سمَر لائق يشترك فيه الجميع. وحفلات السمر فيها الكثير من المودة والمحبة والعمل الجماعى. وترويض الذهن بتسلية بريئة!!.

12 - ختام المؤتمر

فى ختام المؤتمر يقوم قائد المؤتمر بالأعمال الآتية:

1 - شكر جميع الذين تعبوا مع ذكر الأسماء.

2 - ذكر ملخص بسيط لإيجابيات المؤتمر وسلبياته.

3 - الإعلان عن المؤتمر المقبل بالتقريب. (مكانه – موعده – موضوعه).

4 - توزيع هدية المؤتمر (يقوم بالتوزيع المسئول العام عن المؤتمر أو المشرف العام على الخدمة. الأب الأسقف – الكاهن – أمين عام الخدمة...). وهناك هدية رمزية يجب أن تعطى لكل متكلم كنوع من التقدير والشكر.

5 - إعطاء فرصة كافية لترتيب الشنط ونظافة الحجرات والإعداد للسفر وتبادل التليفونات والعناوين من الحاضرين.

13 - وسائل الإنتقال

من بين الأمور التى تساعد على نجاح المؤتمر أن تكون وسائل الإنتقال جماعية ومرتبة من خدام المؤتمر (من أماكن التجمع إلى مكان المؤتمر، ومن مكان المؤتمر إلى التجمع الذى حضروا منه). وهذا يوفر الكثير من المتاعب. علاوة على توفير الوقت الضائع لو حضر كل على حدة.

أما المتكلمين فيجب تدبير وسائل الإنتقال الخاصة بهم لإحضارهم من منازلهم إلى المؤتمر، ومن المؤتمر إلى منازلهم مع مراعاة الوقت والمواعيد وراحتهم وذلك ضماناً لحضور المتكلمين وتقديراً لهم وراحتهم.

14 - إجتماع القائد

فى اليوم الأخير وقبل الإنصراف يتم لقاء قائد المؤتمر مع المساعدين وخدام المؤتمر وأسرة السكرتارية وأسرة المطبخ. وخلال هذا اللقاء يت ما يلى:

1 - شكر جميع الذين تعبوا.

2 - إعطاء هدية رمزية لكل من خدم.

3 - الإتفاق على موعد آخر لتقييم المؤتمر وتفريغ استمارات التقييم.

4 - التوجيهات السريعة بشأن تسليم العهدة (عهدة المطبخ – عهدة الميكروفونات – عهدة الحجرات) وتسليم الحجرات نظيفة. والتأكد من عدم نسيان أى شئ.

5 - المرور على الحجرات لئلا يكون أحد قد نسى أى شئ والتأكد من تسليم الحجرات نظيفة.

6 - تنظيم وترتيب الأوتوبيسات (وسائل النقل للعودة).

7 - التأكد من تسليم الشرائط والمحاضرات لكل من طلبها (فى حالة عدم الإنتهاء من التسليم يتم تحديد موعد ومكان التسليم).

8 - تسوية حسابات المؤتمر وعمل تقرير بذلك.

9 - الاتفاق على كتابة تقرير المؤتمر وتحديد المسئول عن كتابة التقرير وتحديد موعد للإنتهاء من هذا التقرير.

15 - الملل

كيف تقهر الملل فى المؤتمر؟

من أهم الأمور التى تُفشل المؤتمر هو روح الملل التى تدخل فى الحاضرين ولذلك يجب أن تقهر هذا الملل بكل الطرق. وها هى بعض الأمور التى تقهر الملل:

1 - كل كلمة تكون مفيدة ولا تزيد عن 40 دقيقة مع إضافة عشر دقائق للأسئلة والمناقشة.

2 - كل فترة لا تزيد بأى حالة من الأحوال عن ثلاث ساعات ويجب ان يتخللها إستراحة لمدة نصف ساعة.

3 - لا يجب بأى حال من الأحوال ضم فقرتين معاً أو جعل الفقرة متصلة بدون إستراحة.

4 - إشراك الحاضرين فى الحوار والأسئلة والاقتراحات ومجموعات العمل يساعد على قهر الملل.

5 - استخدام وسائل إيضاح كثيرة وعديدة مثل الفيديو – بروجيكتور Video Projector, Over Head Projector.

6 - استخدام فقرة للترانيم. وتكون هذه الفقرة معدة إعداداً جيداً. بحيث أن تكون الترانيم مكتوبة وموزعة فى ملف المؤتمر وكذلك يكون هناك فريق كورال لتقديم هذه الترانيم.

7 - الموضوعات كلما تكون جديدة وشيقة فى العرض كلما يهرب الملل من المؤتمر.

8 - إذا كان المكان يصلح لإقامة قداس يومى فالأفضل أن يبدأ اليوم بالقداس. ولكن يجب أن يكون موعد بداية وإنتهاء القداس محدد ولا يتخطى هذا الموعد وأن ينتهى بالأفطار. فإذا كان موعد الأفطار العادى هو 9 ص فيكون القداس من 6,30 - 8,30 ثم يبدأ الأفطار فى موعده التاسعة صباحاً.

9 - كذلك بعد إنتهاء اليوم وكل فقراته. ممكن عمل فقرة ترانيم حرة مع فريق الكورال. أو فقرة تسبيح (تسبحة) إختيارية.

10 - من الأمور التى تدفع الملل هو وجود إختيارات أو تنمية مواهب والحضور يكون إختيارى. مثل فقرة مراجعة ألحان مساءً أو فقرة لمراجعة تسبحة أو فقرة لمراجعة وضع برامج. وهذه الاختيارات لو أفسحت لها مكان بالبرنامج سيكون لها تأثير إيجابى على نجاح المؤتمر.

11 - من الأمور التى تدفع الملل وجود مكتبة إستعارة للكتب والشرائط المتعلقة بموضوع المؤتمر.

16 - ملاحظات عامة

1 - إمكانية تدبير إحتياجات الحاضرين داخل المؤتمر يسهّل جداً نجاح المؤتمر (شرائط – حجارة بطارية – فرش ومعجون أسنان – صابون – مرطبات.... الخ) (ممكن أن يكون هناك كشك للبيع).

2 - من بين أعمال السكرتارية تخصيص شخص ومكان للاستعلامات لتدبير احتياجات الحاضرين والاستعلام عن أى شئ. والإجابة عن أى استفسار.

3 - عند وضع البرنامج فى صورته النهائية. يمكن وضع نصف ساعة كل يوم تحت عنوان (مناقشة مفتوحة). خلال هذه المناقشة يمكن بحث موضوعات جديدة تظهر خلال المؤتمر لم توضع فى البرنامج.

4 - الصورة التذكارية لأعضاء المؤتمر مع المتكلمين والمشرفين والقادة لها قيمة كبيرة. ويا حبذا لو توزع هذه الصورة فى نهاية المؤتمر ليحتفظ بها أعضاء المؤتمر (ممك أخذ الصورة التذكارية قبل نهاية المؤتمربيوم أو يومين).

5 - من الأمور الهامة التى يجب أن يلاحظها قائد المؤتمر هوعدم ضياع الوقت فى إداريات تؤثر على نجاح المؤتمر. بحيث يكون الوقت كله لموضوعات المؤتمر وليس لبحث إداريات المؤتمر. (هذه الأمور تبحث مع السكرتارية على حدة).