الفصل الأول الإعداد للمؤتمر

الفصل الأول الإعداد للمؤتمر

يتوقف نجاح المؤتمر على مدى الإعداد له. ت فالإعداد الجيد هو الطريق لنجاح المؤتمر، والإعداد للمؤتمر يشمل النواحى الآتية:

1 - قائد المؤتمر.	2 - نوعية الحاضرين.
3 - هدف المؤتمر ورسالته.	4 - المساعدون وخدام المؤتمر.
5 - أسرة السكرتارية.	6 - أسرة المطبخ.
7 - مكان المؤتمر.	8 - موعد المؤتمر ومدته.
9 - رسم الاشتراك والتمويل المالى.
10 - البرنامج النهائى.	11 - أهمية التسجيل المبكر.

مقدمة

وقبل أن نتحدث عن نقاط الإعداد للمؤتمر. يجب أن نضع أمامنا هذه النقاط الأربعة. لكى يضعها قائد المؤتمر أمام عينيه وكذلك لكى يضعها أمام مساعديه وخدام المؤتمر.

1 - أكتب كل شئ (ما يخص الإعداد للمؤتمر).

2 - كن مرناً (فى إتخاذ القرارات والتنظيمات).

3 - خطط لكل شئ.

(لا تترك الظروف تتحكم فى بعض الأمور).

4 - توقع ما لم تتوقعه (حتى تضع بدائل لكل شئ).

1 - متى يبدأ الإعداد للمؤتمر؟!

يجب أن يبدأ الإعداد للمؤتمر قبل موعد المؤتمر بوقت كاف وذلك ضماناً لعدم حدوث أى مفاجآت أو طوارئ. وذلك أيضاً حتى يمكن إعداد كل شئ إعداداً جيداً وتنظيماً دقيقاً.

2 - كيف يتم الاستفادة من الماضى؟!

ويجب قبل أن نبدأ فى الإعداد للمؤتمر أن نستعيد ذكريات آخر مؤتمر. لنتفحص إيجابياته وسلبياته. وكيف نتغلب على هذه السلبيات. وماهى الاقتراحات التى قدمت فى آخر مؤتمر؟ وما هى التوصيات التى وصلت إلنا من آخر مؤتمر؟

وذلك حتى يمكن التواصل من ناحية، والاستفادة من أخطاء الماضى من ناحية أخرى. (ليس آخر مؤتمر فقط بل عدة مؤتمرات سابقة).

3 - كيف يتم إختيار قائد المؤتمر؟!

لا يجب أن يكون قائد المؤتمر جديداً فى خدمة المؤتمرات بل يجب أن يكون له خبرة فى المؤتمرات وخبرة فى الخدمة. وإن لم يكن قائد المؤتمر هو أمين الخدمة فعلى الأقل يكون أحد المساعدين لأمين الخدمة ممن يكون لهم خبرة خاصة، ليس فقط فى المؤتمرات ولكن فى القيادة والخدمة. ويجب أن يكون قائداً واحداً للمؤتمر ولكن له مساعدين وله خدام وله سكرتارية. فالقادئ يستطيع خلال المساعدين والخدام والسكرتارية أن يقود، بعد أن يتم الإعداد والتخطيط. ولكن يجب أن تكون القيادة واحدة حتى يمكن نجاح التدبير.

4 - هل النظام والتخطيط يتنافيان مع الروحانية والبركة؟!

إن يوسف الصديق كان قائداً ناجحاً لأنه وضع تنظيماً لجمع الغلة ونظاماً للصرف ونظاماً للتخزين. وكذلك فى معجزة إشباع الجموع طلب الرب يسوع من التلاميذ أن يجلسوهم فرقاً فرقاً خمسين خمسين ومائة ومائة!! وما هذا التنظيم إلا نوعاً من التخطيط حتى يسهل على التلاميذ أن يمروا بين الصفوف ويعطوا الجميع ولا ينسوا أحداٌ قط!! ولا ننسى وصية الرب إلى موسى النبى أن يقيم رؤساء عشرات ورؤساء مئات ورؤساء ألوف. وذلك علاوة على السبعين الذين أقامهم الله لمساعدته. أليس هذا نوعاً من التنظيم والتخطيط ولا شك أن "إلهنا إله نظام" ولابد أن تكون خدمتنا هى خدمة منظمة وأن تكون المؤتمرات منظمة.

وبهذا نقول أن النظام والتخطيط لا يتنافيان قط مع الروحانية والبركة. بل بالعكس إن النظام يعطى مجالاً وعملاً إلهياً وسط العمل!!.

ولكن لا يجب أن يكون النظام هدفاً وصنماً نتعبد له ونخضع له، ونخسر الآخرين من أجله، ونغضب ونتعصب وننفعل ونفقد الكثرين من أجل هذا النظام. ولذلك يجب أن يكون هناك مرونة وأن يكون سلام الخدمة وعدم العثرة هما المقياس للنظام الموضوع. وبذلك يمكن للقائد أن يتراجع عن أى قرار أو تنظيم مقابل الاحتفاظ بسلام الخدمة وهدوءها وعدم عثرة أى أحد.

وها نحن نتحدث الآن عن الإعداد للمؤتمر. وهذا يأخذ الجانب الأكبر ليس فى الكلام والكتابة ولكن فى الوقت واللقاء مع المساعدين والخدام لأسرة السكرتارية وأسرة المطبخ!!

1 - قائد المؤتمر

قائد المؤتمر يجب أن تتوافر فيه الصلاحيات الروحية والإدارية والإجتماعية وعله يتوقف نجاح المؤتمر أو فشله. وها نحن نتحدث عن بعض هذه الصلاحيات:

1 - الصلاحيات الروحية:

ممثلة فى التواضع والهدوء والمحبة والبشاشة وعدم استخدام أسلوب التسلط والأمر والنهى واستعراض العضلات والتشفى وتصفية الحسابات وإذلال الآخرين. بل يشعر من كل قلبه أنها خدمة تحتاج إلى حب وبذلك وأن المؤتمر وسيلة لجذب الحاضرين واعطائهم صورة حلوة عن المسيح والكنيسة.

2 - القدرة على العمل الجماعى وعدم الإنفراد بأى قرار:

بل يستشير المساعدين والخدام وأسرة السكرتارية وأسرة المطبخ وجميع العاملين معه. وعلى قدر العمل الجماعى ما يسود على قدر نجاح المؤتمر. ولذلك يلزم لهذا القائد أن يكون له إثنين أو ثلاثة مساعدين يكلفهم بالإشراف على بعض النواحى مثل الإشراف على أعمال السكرتارية وآخر للإشراف على المطبخ وثالث يكون مكلف بكل ما يتعلق بالمتكلمين. وعلى المساعدين والخدام والسكرتارية وأسرة المطبخ أن يلتقوا بهذا القائد مرات كثيرة وينصت لهم أكثر مما يتحدث ويطلب رأيهم فى كل امر من الأمور وفى النهاية يتم وضع التصوير النهائى والتنظيم الأولى.

3 - القدرة على التنسيق:

وهذا التنسيق يتم مع الجهات الأخرى سواء داخل الخدمة أو خارجها. والتنسيق ضرورى حتى لا يحدث أى تعارض بين هذا المؤتمر ومؤتمرات أخرى أو رحلات أو أى أنشطة أخرى سواء داخل الكنيسة أو داخل الحى أو داخل الإيبارشية.

4 - القدرة على التصرف ومواجهة المواقف:

قد تحدث مواقف تحتاج إلى قدرة خاصة فى إتخاذ القرار الذى يناسب الظرف الذى يواجه المؤتمر من أى ناحية من النواحى.

وبعد الاستقرار والرأى النهائى على إختيار قائد المؤتمر. يبدأ هذا القائد فى الحال لإختيار المساعدين، وخدام المؤتمر، وأسرة السكرتارية وأسرة المطبخ، ويتم دعوة جميع هؤلاء للإلتقاء مع قائد المؤتمر فى الإجتماع الأول.

ولكن يجب أن يتصل قائد المؤتمر بمساعديه وخدامه مباشرة وأن يتحدث معهم مباشرة ويحدد لهم موعد اللقاء المقبل ومكان الإجتماع وأهمية الحضور فى الموعد وجدية العمل والخدمة التى سوف يقومون بها.

ومنذ الإجتماع الأول يتم الإعداد للمؤتمر فى نقاط محددة نتحدث فيها فما يلى:

2 - نوعية الحاضرين

وأول شئ يتم تحديده هو نوعية الحاضرين. هل هو مؤتمر للشباب أم هو مؤتمر للخدام والخادمات؟ أو مؤتمر للخدام والخادمات المتزوجين؟ أم هو مؤتمر للقادة فقط (أمناء الخدمة والأمناء المساعدين؟). أم هو مؤتمر للتربية الأسرية خاص بالمتزوجين، أو هو مؤتمر لخدام المسنين، أم خدام بيوت المغتربين أو خدام بيوت الإيواء. أو هو مؤتمر لأسرة إعدادى فقط، أو أسرة ثانوى أو إبتدائى فقط. أم هو خدام أسرة معينة؟

المهم أن يتم أولاً تحديد الحاضرين لأنه على أساس نوعية الحاضرين يتم تحديد هدف المؤتمر ورسالة وموضوع المؤتمر. وكل ما يتعلق بالمؤتمر. وعلى أساس تحديد نوعية الحاضرين يتم تحديد المكان المناسب لهم والموعد المناسب لهم والموضوعات التى تناسبهم.

ولكن يبقى سؤال يطرح هنا وهو ما هى إحتياجات هؤلاء الحاضرين؟ ويبقى أمر آخر هام جداً. أن يكون من بين مساعدى قائد المؤتمر من يخدم فى هذه المرحلة حتى يمكن الوصول إلى الاحتياجات الفعلية لهؤلاء الحاضرين. فإذا كان المؤتمر للخدام فيجب أن يكون من بين المساعدين المسئول عن إجتماع الخدام. وإذا كان المؤتمر خاص بإعداد خدام فيكون القائد أو المساعد من بين المسئولين عن فصل إعداد خدام. وهكذا نقول أن خدام كل مرحلة لابد أن يكونوا من بين خدام المؤتمر والمشاركين فى المسئولية!!

ويجب أيضاً أن تكون نوعية الحاضرين متناسقة معاً. فإذا كان المؤتمر خاص بالخدام والخادمات فلا يجب أن يصحب بعض الخدام أو الخادمات عائلاتهم معهم. فلا داعى لحضور الآباء أو الأمهات. وإذا كان المؤتمر خاص بأسرة من الأسر فلا يجب أن يحضر المؤتمر أفراد أسرة أخرى. وإذا كان المؤتمر خاص مثلاً بخدام بيوت الإيواء فلا يجب ان يحضر المؤتمر أفراد بيوت الإيواء فلا يحدث أى جرح للمشاعر. وهكذا يجب أن يكون هناك وضوح فى ذلك لأمر!! ولكن يجب بذلك جهد كاف لإشراك أكبر عدد من المشتركين. لأن المؤتمر بدون مستمعين وحاضرين لا قيمة له!!.

3 - هدف المؤتمر ورسالته

مع المناقشات الأولى بين القائد ومساعديه وخدام المؤتمر يتم وضع هدف للمؤتمر ورسالة يجب توصيلها. ويتم إستعراض الأمور ومناقشتها حتى يتم الأستقرار فى النهاية على موضوعين أو ثلاثة يتم المقارنة بينهم.

ممكن مثلاً أن يكون الهدف هو الإرتباط بالكنيسة. والرسالة تكون أهمية أسرار الكنيسة فى خلاص الإنسان. أو يكون الهدف هو إعداد الخدمة للجيل الآتى والرسالة هى خلق قيادات جديدة.

والهدف والرسالة حين يكونان واضحين فإنه يتم بسهولة وضع الموضوعات بعد ذلك. لأنه أحياناً يكون المؤتمر بلا هدف وبلا رسالة.

وهنا أريد أن أقول كلمة للخدام بصراحة تامة، أنه لا يجب أن يكون الهدف هو مجرد التسلية والترفيه. لأن التسلية والترفيه ليست هدفاً ولكن وسط المؤتمر ممكن أن نتيح مجالاً لهذه التسلية وهذا الترفيه. لأنه لو كان المؤتمر مجرد تسلية وترفيه فإنه يكون مضيعة للوقت والجهد وسيكون بلا ثمر.

والكنيسة ليست هدفها الترفيه والتسلية وقتل وقت الفرغ. ولكن الهدف هو إعداد الإنسان إعداداً روحياً ونفسياً وعاطفياً وثقافياً وإجتماعياً ليكون مواطن صالح فى هذا المجتمع وعضواً نافعاً فى الكنيسة وفى الملكوت. وكذلك من بين الأهداف القوية للمؤتمرات الناجحة هو مواجهة مشكلة عامة موجودة وتحتاج إلى دراسة وتحليل لأسبابها وعلاجها. مثل مشكلة الخلافات الزوجية مثلاً أو مشكلة الخدمة الروتينية أو مشكلة الهروب من الكنيسة ومن الإجتماعات الروحية.

وعلى قدر ما يكون المؤتمر له هدف ورسالة تمس كيان الحاضرين وتهم كل أمورهم على قدر ما يسرع الكثيرون لحضور المؤتمر!!. ويجب على القائد والمساعدين والخدام أن يضعوا أنفسهم فى موضع السامعين حتى يشعروا بإحتياجاتهم وما يحتاجونه من موضوعات!!

4 - المساعدون وخدام المؤتمر

يختار قائد المؤتمر مساعدين له فى قيادة المؤتمر. ويفضل ألا يزيد عدد المساعدين عن إثنين أو ثلاثة. ويتم الإعلان فى مجال الخدمة عن اسم المؤتمر وأسماء المساعدين له. كما يتم إختيار خدام المؤتمر وأسرة السكرتارية وأسرة المطبخ.

وهنا نتحدث عن المساعدين وخدام المؤتمر ثم نتحدث بعد ذلك عن أسرة السكرتارية وأسرة المطبخ. ويشترط فى المساعدين وخدام المؤتمر ما يلى:

1 - أن يكون لهم روح الجماعة Team work وهذه مهمة جداً فى العاملين مع قائد المؤتمر ألا ينفرد أحد بعمل لم يكلف به أو يتداخل فى عمل غيره أو يحتقر أو يتعالى على غيره. بل بروح الجماعة وإحترام الآخرين يتم التنسيق مع الجماعة.

2 - روح البشاشة وحسن إستقبال الحاضرن فى المؤتمر وروح الخدمة هى البذلك والتضحية وإحتمال الآخرين حتى فى سخافاتهم ومضايقاتهم وعدم تقديرهم لما يبذل من أجلهم ولذلك يجب أن يعلم جميع العاملين وكذلك مساعدى قائد المؤتمر أنهم موضوعون لخدمة المؤتمر وخدمة أعضاء المؤتمر.

3 - الإبتعاد عن الغضب والإنفعال وعلو الصوت فى التعامل مع أعضاء المؤتمر. بل يتسم كل منهم بالوداعة والهدوء والقدرة على التصرف وراحة جميع الحاضرين.

4 - بحث المشاكل التى تعرض عليهم بروح التفاهم والإتضاع حتى لا يحدث أى شكوى من أى نوع كانت. مع إحترام توزيع الأعمال.

5 - الطاعة والخضوع للقيادة وقبول التوجيه مهم جداً. وعدم النقاش فى كل صغيرة وكبيرة. بل الخضوع للنظام الموضوع وقبول ما يكلف به كل منهم.

6 - التفرغ للمؤتمر مهم جداً. فيجب ألا ينشغل أى من خدام المؤتمر بأى أمر آخر غير المؤتمر. فلا يستقبلون تليفونات خاصة أو ينهمكون بأى أمر خلاف المؤتمر. بل يعتزرون عن كل ما عدا المؤتمر حتى ينجح العمل.

7 - المساعدون وخدام المؤتمر يحملون شعار "أبذل ذاتك" من أجل الآخرين ومن أجل نجاح المؤتمر ومن أجل أخذ بركة الخدمة. وليعلم كل منهم أن بركة الخدمة عظيمة جداً.

8 - الإلتزام بالمواعيد مهم جداً. ففى جميع إجتماعات الإعداد للمؤتمر يجب الحضور قبل الموعد لأن ذلك سوف يؤثر فى نجاح المؤتمر وقت المؤتمر.

إجتماعات الإعداد:

يلتقى قائد المؤتمر مع المساعدين وخدام المؤتمر فى عدة لقاءات قبل المؤتمر بوقت كاف من أجل وضع خطة للمؤتمر وإعداد البرنامج وترتيب الأمور الإدارية. هذا بخلاص إجتماع قائد المؤتمر مع أسرة السكرتارية وأسرة المطبخ.

وفى هذا الإجتماع يتم عرض ما يلى:

1 - خطة المؤتمر وهدفه ورسالته.

2 - استعراض إيجابيات وسلبيات آخر مؤتمر بهذا الشأن.

3 - استعراض توصيات آخر مؤتمر ودراسة ما تم بشأنها وما لم يتم.

4 - توزيع المسئوليات على المساعدين وعلى خدام المؤتمر. مع ضرورة كتابة كل شئ وتسجيل كل إقتراح. ولذلك يلزم وجود سكرتارية لإجتماعات الإعداد (غير سكرتارية المؤتمر نفسه).

5 - إستعراض الموضوعات وسماع الإقتراحات الخاصة بموضوعات المؤتمر مع وضع بدائل لكل موضوع. وإختيار أكثر من برنامج للمفاضلة.

6 - استعراض أسماء المتكلمين والمحاضرين فى المؤتمر. مع وضع بدائل لكل متكلم مع مراعاة خبرة المتكلمين ولباقة الحديث وقدراتهم على البحث والتأثير فى السامعين.

7 - استعراض الإماكن التى يمكن أن يعقد فيها المؤتمر مع وضع بدائل لأكثر من مكان. مع الأخذ فى الإعتبار موضوع الأماكن التى تصلح للشتاء والتى تصلح للصيف.

8 - عمل مسودة غير نهائية لبرنامج مقترح بالموضوعات والمتكلمين وكذلك مسودة لمجموعات العمل (ورش العمل).

وفى إجتماعات الإعداد للمؤتمر يجب ملاحظة ما يلى:

1 - اللقاء الأسبوعى لقائد المؤتمر مع المساعدين والخدام مهم جداً حتى يتم الإعداد الجيد للمؤتمر.

2 - تنمية روح الحوار فى إجتماعات الإعداد مع الاستماع لآراء الحاضرين فى كل أمر من الأمور.

3 - على القائد فى إجتماعات الإعداد سماع جميع الحاضرين والإنصات الجيد للمقترحات والآراء.

4 - تبدأ إجتماعات الإعداد للمؤتمر قبل المؤتمر بوقت كاف حتى يمكن ترتيب كل الأمور الإدارية الخاصة بمؤتمر قبل الموعد بوقت كاف. (وأقترح أن يكون موعد إجتماعات الإعداد يسبق المؤتمر بثلاثة شهور على الأقل).

5 - الاستفادة من خبرات المؤتمرات السابقة سواء التى عقدت فى هذه الكنيسة أو فى كنائس أخرى. حتى يمكن أن يكون المؤتمر مزود بخبرات الذين سبقونا فى هذا الميدان.

6 - الصلاة من أجل المؤتمر ونجاحه هو عمل مهم جداً. فلا ننسى وسط هذا الإعداد أن بركة الرب ونعمته مهمة جداً لنجاح أى عمل مهماً كان غيراً.

7 - قائد المؤتمر يحمل ملف المؤتمر الذى يحوى كل المناقشات والحوارات وكذلك كشف توزيع المسئوليات حتى يمكن المتابعة. وعلى المساعدين أن يتابعوا الأمور كل فى إختصاصه على أن يخطروا قائد المؤتمر بما تم أول بأول.

8 - ومن بين توزيع المسئوليات فى الإعداد هو إختيار المسئولين عن الترانيم وما يلزم ذلك. (إختيار الترانيم وطباعتها فى ملف المؤتمر وإعداد الآلات الموسيقية المصاحبة للترانيم).

5 - أسرة السكرتارية

يختار قائد المؤتمر من بين خدام المؤتمر أسرة السكرتارية. ويلتقى بهم فى إجتماع خاص بهم يحضره المساعدون ويتم مناقشة ما يلى:

1 - الدعوة:

كتابتها وطباعتها (بعد الاستقرار على مكان المؤتمر وموعد المؤتمر. ورسم الاشتراك فى المؤتمر).

ويتم مناقشة كيفية توصيل الدعوة. هل بالبريد. أم باليد. أم بالتليفون أم بالبريد والتليفون أو باليد والتليفون؟!.

2 - البرنامج فى صورته النهائية:

كتابته وطباعته وتوزيعه وقت المؤتمر مع وضعه فى ملف المؤتمر.

3 - إعداد استمارة الاشتراك

فى المؤتمر مع تحديد كيفية تسليمها وآخر موعد لتسليمها واستلام الاشتراكات.

4 - إعداد ملف المؤتمر:

وملف المؤتمر يشمل البرنامج وإستمارة التقييم (يوجد نموذج فى آخر الكتاب) – نوتة وقلم – هدية المؤتمر – بادج المؤتمر (الاسم والجهة علاوة على كتابة اسم المؤتمر وشهر وسنة إنعقاده).

5 - الإعلان عن المؤتمر والدعاية له:

فى الكنيسة المحلية – فى الإيبارشية أو البطريركية – فى المجلات القبطية – فى لوحة الإعلانات. فى الإجتماعات والقداسات). على أننا نستطيع ان نقول أن أسرة السكرتارية لها عمل متسع فى المحاور الثلاث:

أولاً: فى الإعداد للمؤتمر:

ويشمل إعداد المطبوعات والإعلان عن المؤتمر وتوصيل بطاقات الدعوة وتلقى الاشتراكات مع استمارة الاشتراك فى المؤتمر (ويلاحظ فى استمارة الاشتراك فى المؤتمر ضرورة تزكية خادم الأسرة أو أمين الأسرة أو كاهن الكنيسة أو أسقف الإيبارشية على حسب نوع المؤتمر).

ومن بين أعمال السكرتارية فى الإعداد للمؤتمر هو "شعار المؤتمر" وقد يكون شعار المؤتمر ترنيمة يرددها الحاضرون أو رسم يطبع على البادح ويرسم أيضاً على قماش يوضع فوق منضدة التكلمين وفى مدخل مكان المؤتمر.

ومن بين الإعداد للمؤتمر هو يافطات المؤتمر التى توضع فى أماكن ظاهرة من المكان المنعقد فيه المؤتمر.

وكذلك إعداد هدية المؤتمر. (قد تكون كتاب أو شريط أو أيقونة او ميدالية عليها اسم المؤتمر. أو قلم مكتوب عليه اسم المؤتمر وتاريخه).

ثانياً: وقت المؤتمر:

أسرة السكرتارية لها مكان ثابت فى مدخل مكان المؤتمر. بعض من أسرة السكرتارية يجلس على تلك المنضدة والبعض الآخر سيكون فى داخل الصالة للتجوال بين الصفوف لجمع الأسئلة من الحاضرين وتوصيلها إلى المتكلمين وتوصيل الميكروفون المتنقل لكل من يقف ليسأل. ويفضل أن أسرة السكرتارية يكون لهم بادج خاص بلون خاص مختلف ويكتب عليه اسم المؤتمر وتاريخه وكلمة "أسرة السكرتارية" وتحتها اسم الشخص، وذلك حتى يمكن التعرف بسرعة على من يتعاملون معه.

وخلال وقت المؤتمر تكون أسرة السكرتارية مسئولة عن:

1 - تسجيل الأسماء:

وقت الدخول. ويجب أن يخصص وقت متسع لتسجيل الأسماء. ويجب أن تعمل أسرة السكرتارية بيقظة ونشاط فى ذلك الوقت. وذلك بأن يخصص مثلاً فرد للآباء الكهنة وآخر للخدام وآخر للخادمات ورابع للمكرسات ومجموعة على اليسار ومجموعة أخرى على اليمين. حتى يمكن إنهاء التسجيل فى أقصر وقت ممكن. ومع تسجيل الأسماء يتم تسليم ملف المؤتمر. ولبحث أى مشكلة تحدث أن يتم كتابة اسم الشخص وتحديد موعد بعد ذلك لحل هذه المشكلة.

ولو أن استمارات الاشتراك فى المؤتمر قد وصلت إلى سكرتارية المؤتمر فى الوقت المحدد فإن أسرة السكرتارية تكون قد كتبت البادجات ويتم تسليمها مع الملفات وقت التسجيل.

2 - تلقى استمارات التقييم قبل إنتهاء المؤتمر وتسليمها إلى قائد المؤتمر.

3 - عمل الاحصائيات اللازمة:

- عدد الحاضرين الكلى.

- عدد كل من الكهنة والخدام والخادمات والمكرسات.

- أسماء الإيبارشيات التى حضرت المؤتمر. والتى لم تحضر رغم دعوتها.

- لو كان المؤتمر محلى خاص بالكنيسة فإنه يكتفى بعدد الحاضرين مع تصنيفهم.

4 - كتابة التقرير العام عن المؤتمر.

على أن يشمل هذا التقرير ما يلى:

- عدد المحاضرات وأسمائها وأسماء المتكلمين.

- عدد الحاضرين وتصنيفهم.

- تفريغ استمارات التقييم مع كتابة الإقتراحات العامة.

- توصيات الحاضرين وإقتراحاتهم فى المؤتمر المقبل.

5 - تسجيل المحاضرات:

(فيديو – كاسيت – كتابة) مع تسجيل أسماء الراغبين فى إقتناء هذه المحاضرات وتحصيل الرسم المحدد لذلك مع ضرورة الإلتزام بتسليم الشرائط – إن لم يكن فى نهاية المؤتمر – فليكن بتحديد مكان ووقت التسليم. أما تسليم المحاضرات فيفضل أن تسلم للحاضرين وقت المؤتمر وتكون ضمن رسم إشتراك المؤتمر.

6 - توزيع مجموعة من السكرتارية

(بنات مع بنات وشباب مع شباب فى المؤتمرات المشتركة) على صفوف الحاضرين لجمع الأسئلة وتقديمها للمتكلمين.

7 - فى وقت الراحة

تكون أسرة السكرتارية على أهبة الاستعداد للعمل لأن هذا الوقت هو وقت الزحام والعمل المركز لأسرة السكرتارية.

8 - تخصيص رقم تليفون

لتلقى أى رسائل تصل إلى المتكلمين أو الحاضرين مع توصيل هذه الرسائل لأصحابها. ويكون هذا التليفون أيضاً يصلح للإتصال الخارجى فى الأمور الهامة. ونستطيع أن نقول أن خدمة التليفون هى من بين مسئوليات السكرتارية.

ثالثاً: بعد المؤتمر:

لأسرة السكرتارية عمل هام جداً بعد إنتهاء المؤتمر وهو:

1 - إرسال خطابات الشكر للمتكلمين الذين حضروا وألقوا محاضراتهم.

2 - إرسال شكر للمكان الذى إنعقد فيه المؤتمر. متضمناً إيجابيات وسلبيات المكان بطريقة مهذبة.

3 - دراسة الإحصائيات واستمارات التقييم مع قائد المؤتمر.

4 - عمل اجتماع مع قائد المؤتمر بعد الإنتهاء من المؤتمر لتقييم عمل السكرتارية.

بخصوص خدمة السكرتارية يكون لها مسئول يتم التعامل معه لتوزيع المسئوليات ومتابعة الأعمال وتقييم الخدمات. ويتم تعامل قائد المؤتمر مع مسئول السكرتارية وهو يوزع المسئوليات ويتابعها ويشرف عليها.

6 - أسرة المطبخ

من الأمور الهامة التى تساعد على نجاح المؤتمر هو موضوع تدبير الطعام المناسب فى المواعيد المحددة. وسواء كان المكان هو الذى يعد الطعام أو أن المؤتمر هو الذى يعد الطعام والمكان مسئول عن تقديم الأدوات فقط، فإن أسرة المطبخ تكون مسئولة عما يلى:

1 - الإلتزام بمواعيد الأكل المحددة فيتم الإعداد قبل الموعد بنصف ساعة. كما يلتزم المحاضرون بالإنتهاء من المحاضرات فى الوقت المحدد لهم.

2 - الإلتزام بمواعيد الشاى والمرطبات فى أوقات الراحة التى يعلن عنها.

3 - وجود عدد كاف يقوم بالتوصيل من المطبخ إلى الأماكن الخاصة بالأكل ويفضل أن يتم ذلك قبل وصول الأفراد.

4 - الإلتزام بنظافة المكان ونظافة الأدوات ونظافة الترابيزات.

5 - الإلتزام بالناحية الجمالية فى المطعم. وعدم دخول أى أحد مكان الطبيخ.

6 - الإلتزام بالبشاشة والوداعة والاستعداد للبذل بأى صورة من الصور.

7 - عمل إحتياطى للطوارئ بحث يمكن أن يحضر بعض من الضيوف أو يزيد عدد الحاضرين فى بعض الأيام وبعض المحاضرات.

8 - يفضل أن يأكل الجميع فى مكان واحد. الحاضرون والمتكلمون والمشرفون والقادة والمساعدون. أما خدام المؤتمر والسكرتارية وخدمة المطبخ فإنه يفضل أن يتناولون الطعام بعد ذلك فى وقت لاحق حتى يكونوا متفرغين للخدمة وراحة أعضاء المؤتمر.

9 - يفضل أن أسرة الطبيخ يكون لها بادج مختلف بلون آخر ويكتب عليه اسم المؤتمر وتاريخه واسم الخادم ويكتب أسرة المطبخ.

10 - مع خدمة الطبيخ يتم تدبير أكثر من عامل (أو عاملة) للقيام بعملية غسل الأوانى وتنظيف المكان.

11 - إذا كان الوقت هو وقت صيام فيجب مراعاة ذلك جيداً وإذا كان هناك بعض المرضى لهم نظام خاص فى الطعام (مثل مرضى السكر) فيجب إبلاغ أسرة المطبخ بذلك حتى يمكن إعداد طعام خاص لهم. ولذلك يلزم أن يكتب فى استمارة الاشتراك فى المؤتمر بيان خاص تحت عنوان: "هل يوجد لديك مرض خاص يستلزم طعام خاص" نرجو عدم الحرج وكتابة ذلك فنحن موجودون لخدمتك.

12 - وقت الطعام هو وقت للتعارف فيجب ألا يضيع هذا الوقت هباءً.

13 - ممكن وقت الطعام أن يتم إذاعة بعض الألحان أو الترانيم بصوت هادئ حتى يكون المناخ روحانى!!

14 - المهم أن يكون الوقت المخصص للطعام وقت كاف. وأن يكون هناك سرعة فى التقديم وسرعة فى جمع الأدوات بعد الأكل.

15 - أثناء الطعام وبعد فترة – يمر خدام المطبخ ومعهم كميات إضافية لمن يريد. (هناك من يتحرج من طلب كميات إضافية ولذلك يلزم رفع هذا الحرج بأن نعلن عن ذلك بأدب ورقة وبشاشة ويعطى كميات من الطبيخ أو الأرز أو الخبز أو السلطة لمن يريد).

16 - يوضع أمام كل أحد كوب مياه مملوء. وبين كل أربع أشخاص زجاجة مياه.

17 - ولا ننسى أن من بين مسئولية أسرة الطبيخ تقديم زجاجة مياه (خصوصاً وقت الصيف والحر) على الحاضرين وقت المحاضرات لأنه ربما بسبب الحر والعطش يفقد الحاضرون تركيزهم فى سماع المحاضرات. وطبعاً يوضع أمام المحاضرين وقائد المؤتمر أكثر من زجاجة مياه مع أكثر من كوب فارغ.

18 - وفى استمارة التقييم يجب أن يوضع سطر لرأى كل أحد فى الطعام وأسرة المطبخ وإقتراحات لهذا الأمر.

19 - وجود مكان لغسل الأيدى بعد الأكل ويكون متوافر فيه الصابون والفوط.

7 - مكان المؤتمر

فى إجتماعات الإعداد للمؤتمر يتم عرض الإقتراحات الخاصة باختيار المكان. ويجب أن نلاحظ ما يلى:

1 - توافق المكان مع طقس وقت المؤتمر (هناك أماكن تصلح لفصل الصيف وأماكن أخرى تصلح لفصل الشتاء) مع ملاحظة التهوية والتدفئة. ولا شك أن راحة المكان تساعد على الاستفادة من المؤتمر.

2 - توافق المكان مع عدد الحاضرين بحيث يتسع لهم ولا يكون هناك أى توتر فى أماكن النوم. وخصوصاً إذا كان يشترك فى المؤتمر رجال وسيدات (أو شباب وشابات) فيجب أن يتوافر فى المكان أكثر من مبنى يصلح لكل منهما. مع اشتراط أن تكون أماكن النوم مريحة ولائقة.

3 - توافق المطبخ مع عدد الحاضرين. بحيث يكون هناك أدوات للمظبخ ولتناول الوجبات التى تكفى لعدد الحاضرين.

4 - توافق رسم استئجار المكان مع إمكانية الحاضرين للمكان.

5 - وجود صالات للإجتماعات تكفى للمحاضرين.

6 - وجود ميكروفانا مناسبة تصلح للاستعمال وتؤدى الغرض المطلوب.

7 - دورات المياه المناسبة. مع ضرورة نظافتها وإعدادها لتكون ملائكة للحاضرين.

ويجب إختيار أكثر من مكان للمفاضلة بينهم. وربما يكون أحد هذه الأماكن مشغولاً فى ذلك الوقت.

كما يفضل عدم حجز المكان بالتليفون بل الإنتقال شخصياً ومعاينة المكان أولاً (معاينة أماكن النوم – المطبخ – صالات الطعام – صالات الاجتماعات – الميكروفات – دورات المياه – وجود تليفون فى المكان – الاستفادة من إمكانيات المكان فى اوقات الراحة وخلافه).

وبعد معاينة المكان يتم حجز المكان. والمعاينة لا تكون من ناحية قائد المؤتمر بمفرده. بل يكون معه المساعدين وواحد من أسرة السكرتارية وآخر من أسرة المطبخ وثالث من خدام المؤتمر حتى يكو الرأى جماعى وإذا كان المؤتمر مشترك فيجب أن يمثل البنات والسيدات من يشترك فى هذه المعاينة لتبادل وجهات النظر فى مكان المؤتمر.

ومعاينة المكان ضرورية جداً ولا يعفى من ذلك بُعد المكان ولا المشغولية ولا الاكتفاء برأى الآخرين الذين عاينوا من قبل.

وهنا أريد أن أسجل كلمة خاصة بدون حرج. وهى أن بعض الأماكن أقمنا فيها مؤتمرات وكانت ناجحة جداً والأماكن أكثر من رائعة ولكن بسبب عدم الصيانة والإهمال فى الاصلاح والتجديد وجدنا المكان بعد سنوات قليلة لا يصلح للمؤتمرات. ولذلك فإن نصيحتنا هى الاهتمام بالصيانة الدورية والتجديدات المستمرة حتى يكون المكان دائماً فى أفضل صورة!!.

8 - موعد المؤتمر ومدته

وهنا يجب أخذ رأى أكبر عدد ممكن من الأشخاص الذين سوف يشتركون فى المؤتمر. فيجب الابتعاد عن فترة الامتحانات مثلاً وإختيار وقت يكون فيه عطلة رسمية أو عطلة صيفية أو أجازة نصف السنة. ولذلك يجب إختيار الموعد المناسب الذى يناسب الأغلبية. أما مدة المؤتمر، فهناك عدة أنواع للمؤتمرات:

1 - مؤتمر اليوم الواحد وهذا يناسب مدارس الأحد وفصول الشباب لقضاء يوم واحد مع برنامج مدروس.

2 - المؤتمر المحلى. حيث يكون مدته ثلاثة أيام أو يومين ويكون مدة المؤتمر من الصباح إلى المساء مع عدم المبيت فى مكان المؤتمر.

3 - المؤتمر الخارجى. حيث يكون لمدة يومين أو ثلاثة أو أكثر وهنا يلزم دراسة موضوع التمويل المالى ورسم الاشتراك.

ولذلك بعد الإنتهاء من تحديد المكان والموعد ومدة المؤتمر يلزم مناقشة تمويل المؤتمر ورسم الاشتراك.

9 - رسم الاشتراك والتمويل المالى

يجب أن ندرك جيداً أن المؤتمرات الكنسية لها رسالة فى تكوين شخصية الشاب أو الفتى أو الفتاة. ولذلك فإن تكوين الشخصية المسيحية وبناءها الروحى والنفسى والاجتماعى والعاطفى والثقافى لا يقل أهمية بأى حال من الأحوال عن البناء المعمارى. ولذلك يلزم جيداً أن تعضد الكنيسة مثل هذه المؤتمرات حتى لا يكون هناك ثقل مادى على الأسرة، وبذلك يكون هناك عائق بسبب المال لإقامة مؤتمرات ناجحة مفيدة ومثمرة.

ويجب أيضاً أن يتم تعضيد المؤتمرات من عشور الخدام وتقدماتهم، وكذلك من ميزانية الكنيسة المحلية والإيبارشية المشرفة على المؤتمرات. وذلك حتى يمكن أن يكون رسم الاشتراك فى متناول كل أحد.

ولكن هناك كلمة أريد أن أهمس بها فى آذان الخدام. هو أن إذا كان هناك من لا يقدر على سداد رسم الاشتراك فيمكن الاعفاء الكامل أو الإعفاء الجزئى م نرسم الاشتراك. وفى إستمارة الإشتراك فى المؤتمر يكتب رسم الاشتراك وممكن أن يكون هناك جوائز لاجتماعات الشباب هو الحضور للمؤتمر بنصف القيمة مثلاً. وممكن أن تكون جائزة المواظبة هو حضور المؤتمر مجاناً أو بقيمة مخفضة!!.

10 - عمل البرنامج النهائى

بعد وضع الموضوع العام يتم تفريغ الموضوعات التفصيلية ومجموعات العمل. فإذا كان الموضوع العام مثلاً هو البدايات فإن الموضوعات التفصيلية تكون:

بداية الصلاة. بداية الإنجيل – بداية الكنيسة – بداية الخدمة – بداية المحبة. ومجموعات العمل مثلاً هى المعوقات التى تقف أمامنا. ومع وضع التفاصيل للبرنامج يتم كتابة برنامج اليوم وتوزيعه على المحاضرات مع كتابة المتكلمين. ووضع أكثر من متكلم أمام كل موضوع حتى يمكن إيجاد البدائل فى حالة إعتذار أى متكلم عن الإرتباط. ثم يبدأ الاتصال بالمتكلمين والمحاضرين لأخذ موافقتهم على الموضوعات وعلى المواعيد والتواريخ. ويفضل أن الذى يقوم بالاتصال بالمتكلمين هو قائد المؤتمر نفسه أو من ينوب عنه.

ويفضل أيضاً أن يتم إعداد البرنامج فى صورته النهائية قبل موعد المؤتمر بوقت كافٍ. وبعد ذلك تبدأ أسرة السكرتارية فى صياغة برنامج المؤتمر.

ولكن يجب أن يكون لدى قائد المؤتمر سجل بأسماء عدد كبير من المتكلمين والمحاضرين المتخصصين فى الميادين العديدة!!!. ومع المتكلمين الذين إرتبط بهم يتم كتابة أسمائهم وتليفوناتهم وعناوينهم وكيفية الاتصال بهم فى النوتة الخاصة بالمؤتمر حتى يمكن تذكيرهم بالموعد قبل المؤتمر بأسبوعين ثم قبل الموعد بثلاثة أيام. مع إرسال النبذة الخاصة بالبرنامج إلى كل متكلم مع وضع خط تحت اسمه والمحاضرة التى سوف يلقيها. مع خطاب رقيق يرفق بالبرنامج حتى يشعر بأهميته وأهمية حضوره ودعاء له بالتوفيق.

ولا ننسى فيما نحن نضع البرنامج أن نضع أمامنا احتياجات الحاضرين وما يتمنوا أن يسمعوه، وما طلبوه فى مؤتمرات سابقة وذلك لأن قيمة المؤتمر ومدى نجاحه هو فى مدى إشباع وإستفادة الحاضرين. ولذلك يجب أن تجيب موضوعات المؤتمر على أسئلة الحاضرين وإحتياجاتهم وطلباتهم وحل مشاكلهم وتنمية مواهبهم وقدراتهم وزيادة إمكانياتهم!! ويجب أن تكون كل فقرة (صباحية أو مسائية) لا تزيد عن ثلاث ساعات ويتخللها فترة راحة حتى يمكن التركيز من الحاضرين!!.

11 - أهمية التسجيل المبكر

إن إرسال استمارة الاشتراك فى المؤتمر مع سداد رسوم المؤتمر قبل الموعد المحدد بوقت كاف له أهمية كبير من حيث:

1 - معرفة عدد الحاضرين.

2 - استلام رسوم الاشتراك لاحتياج قائد المؤتمر لمبالغ تسد إحتياجات ضرورية مثل سداد رسوم الإقامة، وتدبير المطبوعات وتدبير ما يخص المطبخ... الخ.

3 - توفير الجهد لو حدث هذا التسجيل فى بدء المؤتمر.

4 - إعداد الملفات والبادجات مع كتابة الأسماء.

5 - التعرف على عدد الحاضرين يساعدنا كثيراً فى تقدير أمور كثيرة مثل تدبير أماكن النوم. ومدى مناسبة المكان للعدد وكم عدد الرجال وعدد النساء.

وبهذا يجب وضع موعد محدد يجب تسليم الاستمارات والاشتراكات قبله، (مع ضرورة توقع عدد آخر بعد الموعد المحدد. ويمكن أن يضاف إلى الاستمارات التى وردت بنسبة 20٪ تصل بعد الموعد).

† † †.